Wissens-Management
Aufarbeitung des Firmengedächtnisses am Beispiel der Archive von Banken
06.02.2002
Der Beitrag untersucht die Entwicklung der bankarchivischen Praxis in der Schweiz, speziell diejenige der Bewertung vor dem Hintergrund der jüngsten Erkenntnisse in Zusammenhang mit der Aufarbeitung der nachrichtenlosen Vermögen. Es wird auf die bisherige Literatur und Ansätze bankarchivischer Bewertung eingegangen und zugleich die Frage geprüft, ob es charakteristische Merkmale von Bankarchiven gibt, deren Eigenheiten die Bewertung beeinflussen. Anhand der Erfahrungen der letzten vier Jahre werden dann Bewertungsvorschläge referiert und ein Modell präsentiert.
Our most important and intellectually
demanding task as archivists is to make an
informed selection of information that will
provide the future with a representative record
of human experience in our time. But why
must we do it so badly? (Gerald Ham, 1975)
1. Politik als Katalysator archivischer Entwicklungen
Das Archiv- und Records Management (Schriftgutverwaltung) der Schweizer Banken und Versicherungen (Finanzintermediäre ), vorab dasjenige der Grossbanken, hat in den letzten vier Jahren einen unerwarteten Emanzipations- und Bedeutungsschub erhalten. Der Anlass ist klar. Die Auseinandersetzung um die nachrichtenlosen Vermögen hat – nicht nur in der Schweiz und nicht nur in den Archiven – viel Staub aufgewirbelt. Die Tätigkeit der Volcker-Kommission und der Unabhängigen Expertenkommission Schweiz – Zweiter Weltkrieg“ (UEK) ist seit 1996 in der schweizerischen und internationalen Öffentlichkeit auf grosses Interesse gestossen. Entscheidend war allerdings der politische Druck aus den USA, dem sich die Schweizer Banken schliesslich beugen mussten . Neu daran ist, dass der Umgang eines Unternehmens mit seiner Geschichte eine derartige Bedeutung bekommen hat. Unternehmen agieren in einer globalen Gesellschaft mit schnellem Informationsaustausch und werden daher im Spannungsfeld zwischen Ertragserwartung, Politik und Ethik stärker wahrgenommen. Eine unsensible Handhabung von emotionalen Themen kann deshalb die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen eines Unternehmens verändern. Der Faktor Glaubwürdigkeit ist auch in Bezug auf die eigene Vergangenheit zu einem Geschäftsgarant geworden.
In diesem Zusammenhang ist es zu erklären, dass das Bankmanagement in der Schweiz früher oder später erkannt hat – wenn auch mehr aus juristischen als aus Gründen der Überlieferungsbildung - , dass die Aufarbeitung der Bankarchive von erstrangiger Bedeutung ist. Denn ein wissenschaftlich erschlossenes und professionell betreutes Firmenarchiv ist die solide Grundlage einer offenen und selbstkritischen Auseinandersetzung mit der eigenen Vergangenheit und bildet zusammen mit einem ebenso professionell betriebenen Records Management zugleich die Voraussetzung, dass die prospektive Auskunftsbereitschaft in bezug auf Kundenbeziehungen sowie die Nachvollziehbarkeit unternehmerischen Handelns nachhaltig und dauernd garantiert werden kann.
Vor diesem Hintergrund müssen die jüngsten Entwicklungen der bankarchivischen Theorie und Praxis beurteilt werden, die bisher mit einer sehr bescheidenen Tradition dastehen . Früher verstand man gemäss dem deutschen Handbuch für das Bankgeschäft unter Bankarchiv gar kein Archiv im eigentlichen Sinne, sondern bloss eine Fachdokumentation und –bibliothek im Dienste der volkswirtschaftlichen Abteilung und anderer Bereiche.
Das Problem der Bewertung bildet im Kontext der „Holocaust-Archivierung“ nur einen, wenn auch wichtigen Bereich der archivischen Tätigkeit, die allerdings von der Aufarbeitung der nachrichtenlosen Vermögen entscheidende praktische Impulse erhalten hat, nicht zuletzt auch dank der investierten Ressourcen.
Die folgenden Ausführungen und Beispiele sind institutsneutral abgefasst und haben zum Ziel, die allgemeine Fachdiskussion innerhalb und ausserhalb der Finanzarchive anzuregen und zu befruchten.
Zunächst gehe ich kurz auf bisherige Literatur und Ansätze der bankarchivischen Bewertung ein, bevor ich dann (partielle) Erfahrungen und Probleme der letzten paar Jahre behandle und zum Schluss ein paar modellhafte Bewertungsvorschläge mache.
2. Anmerkungen zur Literatur über bankarchivische Bewertung und verschiedene Ansätze
Es gibt in der Schweiz wie erwähnt kaum eine nennenswerte unternehmensarchivische Tradition mit entsprechender Literatur, geschweige denn eine bankarchivische; dies ist jedoch international gesehen nicht viel anders. Neben der Dissertation von Patrick Halbeisen , die in der schweizerischen Archivlandschaft eine Ausnahme bildet, muss man bibliographisch lange suchen, bis man bankspezifisch etwas zum Thema Bewertung findet. Erfahrungsaustausch und informelle Gespräche mit Fachkollegen der Bankbranche aus diversen nationalen und internationalen Verbänden (Europa, USA, Kanada) bestätigen diesen Befund. Graue Literatur, unveröffentlichte Papers von Tagungen und informelle Versatzstücke herrschen vor. Am ergiebigsten ist noch die Kolloquiumsreihe der „European Association for Banking History (EABH) , die seit 1991 sechs Bände veröffentlicht hat. Im ersten Band dieser Reihe, hat Silvio Bucher über die Situation der Kantonalbankarchive berichtet und bezeichnenderweise festgehalten: „La situation du secteur privé est caractérisée par l’absence totale d’archivistes à titre professionel; les archives ou dépôts d’archives dans les ressorts divers sont à charge de personnes souvent peu qualifiées ou accablées par des tâches de la documentation actuelle.“ Inzwischen hat sich die Situation etwas gebessert, obwohl ich heute behaupten würde, dass neben den zwei Grossbanken, der Nationalbank und einigen wenigen Instituten, die Mehrheit der schweizerischen Finanzintermediäre (leider) immer noch nicht über ein professionelles Archiv- und Records-Management verfügt. In andern Branchen dürfte das Bild, mit Ausnahme einiger Grosskonzerne, ähnlich sein. Wie steht es also tatsächlich mit den „lessons learned“ der letzten Jahre? Wird das Archiv- und Records-Management in der Privatwirtschaft trotz „Geschichtsboom“ weiterhin ein Randdasein fristen? Die „Reprivatisierung der Geschichte“ durch den Bundesratsentscheid betreffend die. Rückgabe der Aktenkopien der UEK an die Privatfirmen sollte letztere trotz des kontroversen Signals animieren, ihre Chancen wahrzunehmen und ihre Archive im Dienste einer seriösen Forschung vermehrt zu öffnen . Der Verein für Finanzgeschichte (Schweiz und Fürstentum Liechtenstein) hat sich u.a. zum Ziel gesetzt, das Archivwesen im Banken- und Versicherungsbereich zu fördern; dies ist lobenswert, sollte aber mit andern Aktivitäten im Aus- und Weiterbildungsbereich der Fachhochschulen und auf der Stufe Nachdiplomstudium koordiniert werden. Damit soll bloss gesagt sein, dass die Bewertungsproblematik nicht zuletzt auch über eine solide Ausbildung angegangen werden muss (Entwicklung von branchenspezifischen Bewertungsplänen und Aufbewahrungskriterien).
Bevor ich drei wesentliche Ansätze der bankarchivischen Bewertung diskutiere, soll noch kurz erörtert werden, ob es denn charakteristische Merkmale von Bankarchiven gibt, die sie von andern Privat- oder Wirtschaftsarchiven unterscheiden und inwiefern solche Eigenheiten einen Einfluss auf die Bewertung haben.
Theoretisch sind die Hauptprinzipien der archivischen Bewertung (Schellenberg u.a.) problemlos auch auf private Bankarchive anwendbar. Die Unterschiede sind jedoch praktischer Natur und haben ihre Ursache in der Unternehmenskultur von Banken (Umgang mit Information und Vergangenheit) sowie im besonderen Schutz von Unterlagen aus den Kern- und Führungsprozessen des Bankbetriebs.
Die Aufbewahrung von Unterlagen in Banken hängt mentalitätsmässig oft von Faktoren ab, die unterschwellig durch die Kultur und Praxis des « „Bankkundengeheimnisses“ » geprägt sind. Diese Kultur atmet den Geist der Diskretion und Vertraulichkeit, der sich auch auf den Umgang mit Dokumenten und Information überträgt. Halbeisen, konstatiert in seiner Dissertation, dass « „Wissen im Vergleich zum Staat einen privateren Charakter“ » habe. « „Schriftgut wird als Privateigentum betrachtet, das es vor den Mitarbeitern zu schützen gilt“ » . Diesen Befund kann ich aus bankbetrieblicher Erfahrung bestätigen. In einer oft noch hierarchisch geprägten Bankkultur, die durch effiziente aber intransparente informelle Strukturen gekennzeichnet ist, ist es zum Teil sehr schwierig, überhaupt an die aktenproduzierenden Stellen heranzukommen bzw. diese zu überzeugen, dass sie überlieferungswürdige Unterlagen haben, die z.B. für die Organisationsgeschichte relevant sind. Dies gilt v.a für Unterlagen, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen (strategische Information). Es scheint klar, dass durch die Absenz von Aufbewahrungsrichtlinien in diesem Bereich der Aufbewahrungs- oder Vernichtungsentscheid in der individuellen Kompetenz der Aktenbildner bleibt (organisatorische Verselbständigung von Archiven). Vor dem Hintergrund solcher Bedingungen ist eine konsistente Archivpolitik und –bewertung kaum realisierbar. Hier hat der Bankarchivar dafür zu sorgen, dass der durchaus berechtigte Kundenschutz durch die Auflagen des Bankengesetzes nicht verwechselt wird mit dem Schutz oder der Abschirmung der Bank vor ihrer eigenen Überlieferung.
Die Bewertung hat im Zusammenhang mit der gesetzlichen Wirkung des Bankkundengeheimnisses noch eine andere besondere Bedeutung. Sofern nämlich der Zugang als Bestandteil des Bewertungskonzeptes betrachtet wird (Aufbewahrung gem. historischer Relevanz für die zukünftige Forschung, s. unten Punkt b.), befinden sich die Banken in einem Dilemma, denn die Benutzungsmöglichkeiten stehen quer zu den Einschränkungen, zu denen sie das Bankkundengeheimnis verpflichtet. Erst der Zugang offenbart aber gemäss Menne-Haritz die Neutralität der Bewertungsentscheide ; eine solche wird jedoch aufgrund des beschränkten Zugangs nie überprüft werden können.
Es wurde also festgestellt, dass Bankarchive durchaus Merkmale aufweisen, die sie von anderen Wirtschaftsarchiven unterscheiden. Hervorzuheben sind neben der Natur der Dokumente selbst (schriftliches Zeugnis der Bankprozesse) die besondere Unternehmenskultur sowie die gesetzlichen Rahmenbedingungen, die auf die Bewertungsentscheide insofern einen Einfluss haben, als sie die Durchführbarkeit einer konsistenten Selektion und Bewertung, die das gesamte Überlieferungspotential berücksichtigt, praktisch verunmöglichen.
Überblickt man die bisher publizierte Literatur im Bereich der bankarchivischen Bewertung, so kristallisieren sich drei Ansätze heraus, die im Folgenden erläutert werden:
a. Passive Bewertung nach Aktenanfall
b. Provenienz- und inhaltsbezogener Bewertungsansatz, Relevanz für aktuelle und zukünftige historische Fragestellungen
c. Vorarchivische Selektion bzw. Bewertung nach organisations- bzw. entscheidungstheoretischen Kriterien
a. Passive Bewertung nach Aktenanfall
Diese Bewertungsmethode entspricht der Praxis, wie sie bis vor ein paar Jahren noch üblich war und auch heute noch in vielen Instituten ohne professionelles Archivmanagement vorkommen dürfte. Sofern ein Archiv existiert, spielt es eine passive Rolle, d.h. es wartet, bis eher zufällig irgendwelche Unterlagen von Registraturen oder aktenproduzierenden Stellen abgeliefert werden. Die als archivwürdig empfundenen Unterlagen werden dann aufbewahrt, der Rest wird vernichtet. Es gibt weder Transparenz über die Archivbildner, die ein Eigenleben führen, noch über das Archivgut.
b. Provenienz- und inhaltsbezogener Bewertungsansatz, Relevanz für aktuelle und zukünftige historische Fragestellungen
Dieser Ansatz ist wohl der am meisten praktizierte, weil er einfach und pragmatisch handhabbar ist. Zudem folgt er einem hierarchischen Bedeutungsprinzip, das nicht unbegründet davon ausgeht, dass die wichtigsten Akten dort anfallen, wo die wichtigsten Entscheide gefällt werden, d.h. im obersten Management. Wratten spricht von “Key documentation”, die je nach “business reasons” aufbewahrt wird. Nougaret (Crédit Lyonnais) zählt exemplarisch ein paar dieser Dokumentenkategorien auf:
* - Actes constitutifs et statuts successifs
* - Le rapport annuel du conseil d’administration à l’assemblée générale des actionnaires
* - Les procès-verbaux du conseil d’administration
* - Documents de la direction générale et de commissions spéciales (finances, contrôle)
* - Rapports d’inspection et de la révision externe -
* Publications (périodiques, revues, etc.)
* - Image de marque et présence sur le marché (publicité)
* - Documents relatifs à la stratégie
* - Correspondance importante
* - Objectifs annuels et rapports d’activité
* - Les documents ayant trait à des événements importants
* - Manuscrits de présentations et de discours importants
Diese Aufzählung trägt keine typischen Merkmale von Bankarchiven, sie widerspiegelt bloss die Provenienz bzw. die organisatorischen Hauptelemente und Kommunikationsphänomene eines jeden Unternehmens. Nougaret fokussiert dabei die Selektionsprioritäten klar auf die Bedürfnisse der historischen Forschung, jedoch nicht ohne eine globale Sicht (auch im geographischen Sinne) auf die Bestandesbildung zu wahren.
Eine ähnliche, aber auf den Bereich Records Management ausgeweitete Bewertungshilfe hat die französische Bankiervereinigung (AFB) zusammen mit dem französischen Komitee für Organisation und Normierung im Bankwesen (CFONB) erarbeitet (1993). Sie kombiniert die Regeln für den gesetzlichen (vorarchivischen) Aufbewahrungsbereich mit Empfehlungen für die dauernde Aufbewahrung. Keine konkreten Bewertungsempfehlungen geben die "Leitlinien zur Errichtung von Archiven in der Kreditwirtschaft" . Es wird bloss festgehalten, dass die massenhaft anfallenden Akten in der Regel nur erlauben, dass ca. 10 bis 15 Prozent der Gesamtüberlieferung dauerhaft aufbewahrt wird, was aus meiner Sicht schon sehr hoch ist und kaum der Praxis entspricht.
c. Vorarchivische Selektion und. Bewertung nach organisations- bzw. entscheidungstheoretischen Kriterien
Wie bereits oben erwähnt, kann die Dissertation von Halbeisen aus schweizerischer Bankensicht durchaus als Meilenstein betrachtet werden. Halbeisens Bewertungskonzept basiert grundsätzlich auf einem modernen prozessorientierten Informationsmanagement-Approach (Funktion des Archivs im Informationsfluss ) im Rahmen eines life-cycle Konzepts mit vorarchivischer Bewertung: „(...) rationale Bewertungsentscheidungen können nur getroffen werden, wenn die Organisationsstruktur und die Informationsflüsse analysiert werden.“ Es kann hier nicht darum gehen, die im Arbido geführte Debatte zu replizieren. Natürlich ist die prospektive Bewertung keine von Halbeisen erfundene Novität, sondern bildet seit über 10 Jahren – mit etwas Verzögerung auch in der Schweiz - den Kern der modernen Archivistik. Aus Italien kommt sogar eine bankspezifische Abhandlung mit Empfehlungen für einen Bewertungsplan . Halbeisens Arbeit deswegen ihren Wert abzusprechen, wäre jedoch ungerecht, war es doch die erste Publikation in der Schweiz zu diesem Thema. Welches sind nun die zentralen Elemente des Ansatzes von Halbeisen? Weil für Bankarchive strikte Provenienzansätze aufgrund der Dynamik der Organisation undenkbar geworden sind, muss aus epistemologischer Sicht ein neuer Ansatz gewählt werden. In einem ersten Schritt wird versucht, Organisationstheorien auf die Bewertungsproblematik anzuwenden. Im Gegensatz zu konventionellen Ansätzen soll, von einem bestimmten organisatorischen Verständnis ausgehend, auf die Bedeutung des Schriftguts geschlossen werden können. Der theoretische Hintergrund basiert dabei auf den Arbeiten von Blouin und Yates , die sich explizit auf privatwirtschaftliche Unternehmungen beziehen. Im Wesentlichen geht es darum, dass fundamentale Zusammenhänge zwischen Schriftgut und Organisationsentwicklung für die Archivtheorie fruchtbar gemacht werden, wobei auch theoretische und empirische Erkenntnisse der Kommunikations- und Sozialwissenschaften einbezogen werden. Halbeisen geht nun noch einen Schritt weiter und entwickelt einen Ansatz, der Entscheidungsprozesse im Unternehmen als Bezugsgrösse für die Bewertung heranzieht. Im Mittelpunkt steht dabei das „entscheidungsrelevante“ Wissen, dessen Nachvollziehbarkeit durch Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen gesichert werden muss. Als Konsequenz für die Bewertung wird der Schluss gezogen, dass durch die Konzentration auf die Analyse von Entscheidungsprozessen auf diejenigen Unterlagen, die im Zusammenhang mit deren Realisierung entstehen, verzichtet werden kann. Dadurch könne überhaupt „für die Archivierung in Betracht kommendes Schriftgut zu einem wesentlichen Teil reduziert werden“ . Halbeisen schlägt folgendes Vorgehen als zweckmässig vor:
1. “Die fragliche Entscheidung problematisieren. Was muss entschieden werden, welches entscheidungsrelevante Wissen kommt überhaupt in Frage?
2. Die Aufbau- und Ablauforganisation analysieren. Welche Stellen sind im Entscheidungsprozess involviert, welches sind ihre Aufgaben, wie läuft der Entscheidungsprozess ab?
3. Das dabei entstehende Schriftgut analysieren. Welche Art von Schriftgut entsteht im Rahmen eines Entscheidungsprozesses, welche Funktion erfüllt dieses Schriftgut, welche Informationen enthält es? Enthält das bei der Realisierung der betreffenden Entscheidung anfallende Schriftgut allenfalls wichtige Informationen, die im Rahmen des Entscheidungsprozesses nicht festgehalten werden.?”
Dieser Ansatz hat insgesamt etwas Gewinn bringendes, wie auch Schärli in seiner Replik schreibt , allerdings wird auch eine solide Analyse der Entscheidungsprozesse – die übrigens sehr anpruchsvoll sein dürfte - nicht verhindern, dass teilweise archivische Selektionsentscheide gefällt werden, die subjektiv oder politisch bedingt sind und zur Kassation von Kontextinformation führen, die zum Zeitpunkt der Bewertung als nicht entscheidungsrrelevant betrachtet wurde. Zudem können “wichtige” unternehmerische Entscheide (wie definiert sich diese “Wichtigkeit”?) nicht isoliert, sondern oft nur entlang von Ablaufschritten in einer längeren Kausalkette erklärt werden, d.h. dass auch Realisierungsschritte und deren Informationsgehalt unter Umständen archivwürdig sind, wenn sie wichtige Prozessinformationen enthalten. Die kontextuelle Abgrenzung der einzelnen Entscheide dürfte dabei nicht leicht sein, sowohl chronologisch als auch inhaltlich. Erschwerend kommt seit der Einführung elektronischer Informationsträger noch dazu, dass viele Entscheide per e-Mail dokumentiert sind, die bald als “schwarze Löcher” in die Geschichte eingehen werden . Insgesamt bleibt der prospektive Bewertungsansatz von Halbeisen jedoch attraktiv, weil er erstens das in Bankarchiven akute Mengenproblem zu lösen versucht und zweitens durch die Konzentration auf die Aussonderung der wesentlichen Entscheidungsprozesse dem historischen “Warum?” auf die Spur kommen will, indem möglicherweise auch Motivations- und Kommunikationsinformation überliefert wird. Zusammenfassend bleibt anzumerken, dass im Allgemeinen – vielleicht mit Ausnahme von Frankreich - der Überblick über die vorhandene Literatur, die fachliche Isolation des Bankarchivwesens bis dato reflektiert. In dieser Beziehung ist der Duplik von Toebak und Kellerhals zuzustimmen .
3. Erfahrungen und Probleme der jüngeren bankarchivischen Praxis in schweizerischen Banken – die Entdeckung der Archive
Der Rahmen verbietet es, in diesem Abschnitt auf die allgemeinen Grundlagen und Kriterien archivischer Bewertung einzugehen, obwohl deren Begriffe und Voraussetzungen auch für die bankarchivische Theorie und Praxis unerlässlich, aber letzlich nie auf alle Organisationsformen anwendbar sind. Ich verweise dazu u.a. auf einen Überblick im jüngsten Werk von Carol Couture, dessen Konzepte sehr empfehlenswert sind, weil sie immer den ganzen Life-cycle abdecken und holistisch sind. Die entscheidenden Impulse der letzten vier Jahre für die bankarchivische Bewertung kamen aus dem Selektionsprozess von Unterlagen für die Aufarbeitung der nachrichtenlosen Vermögen in der Schweiz. Die Archivmengen, die es zu sichten und zu bewerten galt, waren zum Erstaunen der UEK und der Revisoren der Volcker-Kommission von unerwartet grossem Umfang. Der schiere Hang zum Aufbewahren oder auch Gleichgültigkeit dem Material gegenüber hatte in vielen Banken und deren Filialen dazu geführt, dass offenbar freiwillig „wertvolles“ Archivgut weit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt worden ist. Diese „Entdeckung der Archive“ ist ein Glück für die bankhistorische Überlieferung, die ohne den politischen Hintergrund nicht zu diesen Informationen gekommen wäre. Dieses Wissen würde weiterhin vor sich hinschlummern und eines Tages vernichtet, spätestens dann, wenn der nächste Umzug oder die nächste Gebäudeerneuerung bevorsteht. Nun, welches sind die „lessons learned“ einer bankarchivischen Praxis, die sich unter erschwerten Bedingungen (Zeitdruck durch Volcker- und Bergier-Kommission, Filialschliessungen, Fusionen etc.) plötzlich entwickeln musste? Zunächst fällt auf, dass durch den grossflächigen Bestandesaufbau bzw. die „verordnete“ Akzession mit nachfolgender Bewertung und Erschliessung , der Blick für die Zusammenhänge und die Prozesse über den ganzen Life-cycle geschärft worden ist. Man begriff zunehmend die Bedeutung des bisher marginalisierten Records Management für ein zukünftiges und nachhaltiges Informationsmanagement, was in den Unternehmenauch schliesslich zu einer intensiveren Zusammenarbeit mit dem historischen Archiv geführt hat. Interessant ist auch die Erfahrung in Zusammenhang mit der Analyse der Dokumentenarten, v.a. auch im Bereich der kundenbezogenen Akten, die mehr Information enthalten als oft vermutet wird. In Bezug auf die Transaktionsdaten bzw. Unterlagen aus dem gesetzlichen Bereich ist bei der UBS ein Projekt entstanden, das kürzlich an einer Tagung in Frankfurt vorgestellt worden ist . Im Selektionsprozess ging es im ersten Schritt darum, kundenbezogene Unterlagen aus dem Bankgeschäft von sog. geschäftspolitischen oder führungsrelevanten Unterlagen zu trennen. Dies bedingte eine tiefere Analyse aller Kundenakten über einen längeren Zeitraum (ca. ab 1920/30), insbesondere der Formalitäten, um sie im Hinblick auf die Identifizierung von nachrichtenlosen Vermögen zu erschliessen. Dabei kamen sogar noch Unterlagen aus dem 19. Jh. zum Vorschein. Dieselbe Dokumentenanalyse wurde auch für den geschäftspolitischen Bereich durchgeführt. Unter anderem ist daraus ein Modell für die Strukturierung von historischen Filialakten hervorgegangen.
Des weiteren wurde damit begonnen, Bewertungspläne (Retention schedules) zu entwerfen, die für die vorarchivische Bewertung entscheidend sind. In diesem Bereich ist uns die amerikanische Archivistik voraus, die praktisch in allen Instituten bereits einen verbindlichen „Retention schedule“, der auch historische Unterlagen einbezieht, eingeführt hat. Gleichzeitig wurde ein neuer Aktenplan entworfen, der relativ unabhängig von der Dynamik der Organisation Gültigkeit bewahren kann. Ein solcher muss auf dem „Funktionsprinzip“ basieren, der die wesentlichen Funktionen des Unternehmens (Stabsfunktionen wie Sicherheit, Risk Management, Controlling, Investor Relations etc. aber auch Unterstützungsfunktionen wie Rechtsdienst, Research, Personal etc.), die unabhängig von der Aufbauorganisation Bestand haben, abbilden kann.
Schliesslich haben alIe diese Impulse dafür gesorgt, dass sich die Archivleitungen zusammen mit der Schriftgutverwaltung intensiv mit dem Entwerfen von umfassenden Policies und Weisungen befasst haben, um die Aufbewahrungsprobleme ein für allemal in den Griff zu bekommen. Ziel ist die dauernde Auskunftsbereitschaft sowie die Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftsfähigkeit der unternehmerischen Handlungen. Es ist zu hoffen, dass diese Bemühungen um eine strategische Regulierung der Informationsflüsse bald in eine Implementierungsphase münden.
4. Ausblick
„The aim of appraisal is to keep the whole information potential. But that does not mean to keep all records physically or as single units.“
Für die zukünftige Bewertung dürfte sich die Prozess-Sicht basierend auf dem Konzept des „Prozessgedächtnisses“ durchsetzen. Dies gilt insbesondere auch für die Bewertung elektronischer Unterlagen, deren Anteil prozentual zunehmen wird. Grundsätzlich sind die Systeme in der Lage, die prozessuale Dimension abzubilden. Den Königsweg in der Bewertung wird es jedoch kaum geben, aber eine gute Mischform aus Prozessorientierung und Funktionsprinzip (inkl. entscheidungstheoretischem Ansatz) mit dem Ziel der Steuerung der Informationsflüsse, dürfte gute Überlebenschancen haben. Ein striktes Provenienzprinzip hat wegen der Dynamik der Organisation sowie der Digitalisierungstendenz keine Chancen mehr (vgl. „Schellenberg in Cyberspace“ ). Die kurze Erfahrung der vergangenen Jahre hat auch gezeigt, dass theoretisch zu überfrachtete Bewertungskonzepte und zu komplexe Policies kaum Realisierungschancen haben. Pragmatismus und einfache praxisbezogene Konzepte im Dienste eines Output-orientierten Informations- und Knowledge Managements werden sich eher durchsetzen. Nur dann haben die Optionen der dauernden Aufbewahrung und des Langzeitgedächtnisses, die in Banken ohnehin einen schweren Stand haben, eine Chance. Im Allgemeinen gilt immer noch: „Perpetual memory is not seen as a universal good.“ Nirgends scheint die Kluft zwischen archivtheoretischem Anspruch und praktischer Wirklichkeit grösser als in Bankarchiven. Die meisten, der von Mooney referierten unternehmensarchivischen Mythen scheinen auch auf Bankarchive zuzutreffen.
Trotz diesen leicht pessimistischen Einschätzungen dürfen sich die Erfolge der bankarchivischen Bemühungen der letzten paar Jahre auch international sehen lassen. Die zukünftige historische Forschung wird mehr darüber aussagen können, ob sich die Bewertungsentscheide bewährt haben, wenn die Historiker Zugang zu den Archiven bekommen. Die Früchte der Erschliessungsanstrengungen der letzten Jahre müssen noch geerntet werden. Die Zukunft der Bankarchive und der bankhistorischen Forschung hat erst gerade begonnen.
Jürg Hagmann
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